Wat moet er op een factuur staan?
Een Nederlandse factuur bevat: jouw bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en BTW-nummer;
de klantgegevens; een uniek factuurnummer; factuurdatum en vervaldatum; een
omschrijving per regel; bedragen exclusief BTW per tarief; het BTW-bedrag; het
totaalbedrag.
Welke BTW-tarieven kan ik gebruiken?
Nederland kent drie BTW-tarieven: 21% (algemeen), 9% (verlaagd, o.a.
voedingsmiddelen, boeken, kappers, personenvervoer) en 0% (vrijgesteld of
intracommunautaire leveringen).
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
De Belastingdienst eist 7 jaar bewaarplicht voor facturen. Voor onroerend goed is
dat 10 jaar.
Hoe nummer ik mijn facturen?
Uniek, doorlopend en chronologisch. Bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002. Gaten of
dubbele nummers zijn niet toegestaan.
Mag ik gratis facturen blijven maken met deze tool?
Ja, deze tool is gratis en blijft beschikbaar zonder account. Wil je meer (facturen bewaren, automatisch nummeren, herinneringen, BTW-aangifte exporteren),
maak dan een gratis MyCompanyDesk-account.
Hoe krijg ik betaald via de factuur?
Op iedere PDF komt een QR-code waarmee je klant via zijn bankapp direct kan betalen:
IBAN, bedrag en omschrijving zijn vooringevuld. Vul je een Tikkie-link in, dan
voegen we die ook toe als 1-tap betaalknop.
Wat is reverse charge BTW en wanneer gebruik ik het?
Reverse charge (BTW verlegd) gebruik je bij intracommunautaire B2B-leveringen,
bijvoorbeeld als je een Duitse ondernemer met een geldig EU-BTW-nummer factureert.
Je rekent 0% BTW en vermeldt "BTW verlegd" op de factuur; je klant verrekent de BTW
in eigen land. De gratis tool gebruikt het 0% tarief; voor automatische "verlegd"
tekst per klantland gebruik je MyCompanyDesk.
Wat is de KOR (kleineondernemersregeling)?
De KOR is een vrijstelling van BTW voor ondernemers met minder dan €20.000 omzet
per jaar. Je doet geen BTW-aangifte en zet 0% BTW op je facturen met de vermelding
"KOR". Aanmelden doe je bij de Belastingdienst en geldt minimaal 3 jaar.
Hoe stuur ik een internationale factuur?
Voor B2B-klanten binnen de EU met een geldig BTW-nummer: 0% BTW + "BTW verlegd"
(reverse charge). Voor consumenten binnen de EU: meestal Nederlandse BTW, soms via
de One-Stop-Shop. Voor klanten buiten de EU: 0% BTW (export). Vermeld altijd het
BTW-nummer van je klant. Onze gratis tool dekt de basis; voor automatische
detectie en OSS gebruik je MyCompanyDesk.
Wat doe ik als mijn klant niet op tijd betaalt?
Stuur eerst een vriendelijke herinnering 1-2 weken na de vervaldatum. Daarna een
formele aanmaning met 14 dagen extra termijn waarin je incassokosten en wettelijke
rente aankondigt. Komt er na die termijn nog geen betaling, kun je een
incassobureau inschakelen of zelf naar de rechter. MyCompanyDesk stuurt
herinneringen automatisch op door jou ingestelde momenten.
Mag ik een creditfactuur sturen om een fout te corrigeren?
Ja. Een creditfactuur is een factuur met negatieve bedragen die een eerdere factuur
(gedeeltelijk) crediteert. Vermeld het originele factuurnummer als referentie. Een
creditfactuur krijgt een uniek doorlopend nummer in dezelfde reeks als gewone
facturen. De BTW wordt ook gecorrigeerd via de BTW-aangifte van die periode.
Wanneer moet mijn klant betalen?
De wettelijke betaaltermijn voor B2B is 30 dagen, tenzij je iets anders afspreekt
(maximaal 60 dagen voor grote ondernemingen). Voor B2C (consumenten) is er geen
wettelijke termijn maar 14 dagen is gangbaar. Vermeld de vervaldatum duidelijk op
de factuur; onze tool doet dat standaard met "14 dagen na factuurdatum".
Kan ik een factuur maken zonder KvK-nummer?
Ja. Verkoop je incidenteel iets als particulier, dan mag je een factuur sturen
zonder KvK- of BTW-nummer; vermeld dan gewoon je naam en adres. Onderneem je
structureel, dan ben je verplicht je in te schrijven bij de KvK en hoort het nummer
wel op de factuur. In de gratis tool laat je het KvK-veld leeg als je het nog niet
hebt.
Wat doe ik als mijn BTW-nummer nog niet binnen is?
Je mag direct na je KvK-inschrijving al factureren. Je rekent de BTW gewoon door en
draagt die later af. Zodra je BTW-identificatienummer binnen is, zet je het op je
facturen; klanten die het eerder nodig hebben stuur je een aangevulde factuur na.
Wacht dus niet met factureren tot het nummer er is.
Wat is het verschil tussen een factuur, een bon en een offerte?
Een offerte is een vrijblijvende prijsopgave vooraf, zonder betaalverplichting. Een
bon (kassabon) is een vereenvoudigde factuur voor kleine bedragen aan consumenten.
Een factuur is het formele betaalverzoek dat aan alle wettelijke eisen voldoet en
dat je gebruikt voor je administratie en BTW-aangifte. Deze tool maakt volwaardige
facturen.
Kan ik de factuur op mijn telefoon maken?
Ja, de tool werkt in elke browser op mobiel, tablet en desktop. Je vult de gegevens
in, downloadt de PDF en deelt die direct via mail of WhatsApp. Er is geen
app-installatie en geen account nodig.