De administratieve berg: een herkenbaar probleem
Veel vakmensen zijn meester in hun ambacht. Ze bouwen, repareren, ontwerpen of adviseren. Maar zodra het op de administratie aankomt, wordt het stil. De factuur wordt met de hand opgesteld, daarna in een PDF gegoten en vervolgens los verstuurd. Dat kost tijd. En bij elke stap kan er iets misgaan.
Een verkeerd bedrag. Een factuurnummer dat al bestond. Een klus die je vergeet te factureren omdat het briefje in de bus is blijven liggen. Het is geen kwestie van slordigheid. Het is een kwestie van een proces dat uit losse stukjes bestaat.
Wat een werkende factuurflow is
Een flow betekent dat het werk maar één keer wordt vastgelegd en daarna vanzelf doorstroomt. Van begin tot eind ziet dat er zo uit:
- De klant zegt ja op je offerte.
- Tijdens de klus leg je je uren en je materiaal vast.
- Bij oplevering maak je van die gegevens een factuur.
- Je verstuurt de factuur met een betaallink.
- De betaling komt binnen en wordt aan de factuur gekoppeld.
- De factuur staat klaar voor je BTW-aangifte.
Bij elke stap gebruik je wat er in de vorige stap al is ingevuld. Je typt niets over. Dat is het hele idee.
Zorg dat je factuur klopt
Een factuur is een officieel document. Er zijn eisen aan verbonden. Zet er altijd op:
- Een doorlopend factuurnummer. Zonder gaten en zonder dubbele nummers.
- De factuurdatum en de datum van levering.
- Jouw gegevens. Bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en BTW-nummer.
- De gegevens van de klant. Bij zakelijke klanten hoort daar ook het BTW-nummer bij.
- Een duidelijke omschrijving. Wat heb je geleverd, hoeveel uur en tegen welk tarief.
- De BTW. Het bedrag exclusief BTW, het BTW-percentage, het BTW-bedrag en het totaal.
- De betaaltermijn en je IBAN.
Verleg je de BTW, bijvoorbeeld als onderaannemer in de bouw? Zet dan "BTW verlegd" op de factuur, samen met het BTW-nummer van je opdrachtgever.
Werk met een vaste opzet
Een goede factuur maak je niet elke keer opnieuw. Je vult hem in. Met een vaste opzet met je logo en je vaste teksten hoef je alleen nog de regels toe te voegen. Dat scheelt niet alleen tijd, het zorgt er ook voor dat je nooit meer een verplicht gegeven vergeet.
Heb je bedragen die elke maand terugkomen, zoals huur of een vast onderhoudscontract? Dan wil je die niet elke maand met de hand maken. Een terugkerende factuur stuur je één keer in en die gaat daarna vanzelf de deur uit, op de dag die je hebt gekozen.
Verstuur digitaal en maak betalen makkelijk
Een factuur per post kost een postzegel en een paar dagen. Een factuur per mail is er meteen. Zet er een PDF bij, want daar vraagt de boekhouder van je klant om.
Zet ook een betaallink in de mail. Een klant die op zijn telefoon kan klikken en meteen kan betalen, doet dat vaker en sneller dan een klant die een IBAN moet overtypen.
Zorg dat je ziet wat openstaat
Een verstuurde factuur is nog geen betaalde factuur. Je wilt in één scherm zien wat er openstaat en hoe lang al. Met een bankkoppeling worden binnenkomende betalingen aan je facturen gekoppeld. Wat overblijft is je lijstje om aan te herinneren.
Meer dan alleen facturen
Een factuur staat nooit op zichzelf. Hij komt voort uit een offerte, uit uren en uit materiaal. En daarna moet hij weer terug te vinden zijn bij je aangifte. In MyCompanyDesk zit dat aan elkaar vast:
- Offertes: met online akkoord, die je omzet in een factuur.
- Urenregistratie: met het juiste tarief en de juiste BTW per regel.
- Facturen: ook terugkerend, met betaallink en herinneringen.
- Uitgaven: met een foto van de bon en een bankkoppeling.
- Zakelijke mail en website: op je eigen domein.
Zo verdwijnt de losse-stukjes-administratie en houd je tijd over voor je vak.
Kijk op mycompanydesk.nl hoe dat werkt.